Regelungschaos bei elektronischen Rechnungen an Behörden
Keine gemeinsame Linie

11.02.2021 Seit April sind nicht nur der Bund, sondern auch Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der Grund ist die vor sechs Jahren verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55/EU, die von Bund und Ländern in nationales Recht überführt wurde. Dem Föderalismus geschuldet, herrscht aber seit Monaten ein wahres Regelungschaos.

Die Pflicht zur E-Rechnung greift auf Bundesebene und in Bremen schon ab dem 27. November 2020. Davon betroffen sind auch zahlreiche Betriebe der Entsorgungs- und Umweltbranche.
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Die Pflicht zur E-Rechnung greift auf Bundesebene und in Bremen schon ab dem 27. November 2020. Davon betroffen sind auch zahlreiche Betriebe der Entsorgungs- und Umweltbranche.

Beim Rechnungsversand an die öffentliche Hand kommt es derzeit teilweise zu einem kräftigen Ärger bei Lieferanten und Auftragnehmern. Denn die verschiedenen Regelungen endeten je nach Bundesland in unterschiedlichen Schwellenwerten, differenzierenden Übertragungskanälen und dem Fehlen einer zentralen Plattformlösung.
Immerhin hat der Bund in den eigenen Reihen bereits für Ordnung gesorgt: Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sind nämlich ab dem 27. November 2020 dazu gezwungen, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Auch die Freie Hansestadt Bremen setzt ab diesem Stichtag auf eine E-Rechnungspflicht, nutzt also ebenfalls die von der EU eingeräumte Chance auf eine Verpflichtung der Rechnungssteller. Konkret heißt das, pdf-Dokumente ohne strukturierte Zusatzinformationen reichen hier nicht mehr aus – und auch alle anderen „Nicht-eRechnungen“ können abgelehnt werden. Bezahlt wird in einem solchen Fall also erstmal nicht.

Für die E-Rechnungsstellung gegenüber staatlichen Behörden gilt: mit dem Bund viermal ja, ansonsten dreizehnmal nein. © Foto: Ximantix
Für die E-Rechnungsstellung gegenüber staatlichen Behörden gilt: mit dem Bund viermal ja, ansonsten dreizehnmal nein.


Vom Verordnungs-Labyrinth sind selbstverständlich auch die Unternehmen der Entsorgungs- und Umweltbranche massiv betroffen – wie beispielsweise die Eigenbetriebe der kommunalen Abfallwirtschaft. Denn ist das abfallwirtschaftliche Handeln öffentlich organisiert, greift die E-Rechnungsverordnung. Wie alle öffentlichen Betriebe müssen auch sie künftig den Standard XRechnung – oder ein anderes CEN-konformes Format – empfangen und verarbeiten können. Auch Auftragnehmer, die solche Entsorgungsbetriebe beliefern oder ihnen zuarbeiten, sollten deshalb unbedingt über den Verordnungs-Dschungel Bescheid wissen.
Wie bereits gesagt: Ab dem 27. November 2020 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für B2G-Geschäfte („Business-to-Government“) mit der Bundesrepublik und Bremen. Während die meisten Bundesländer anfangs eher zurückhaltend agierten und ansonsten nur Baden-Württemberg (ab dem 01.01.2022) und Hessen eine Pflicht zur E-Rechnung für ihre Lieferanten einführten (April 2024), scheint sich dies nun langsam zu ändern. Denn kürzlich gaben auch das Saarland (01.01.2022) und Rheinland-Pfalz (geplant ab dem 01.01.2024) eine zukünftige Verpflichtung ihrer Rechnungssteller bekannt. Andere Bundesländer verzichteten bisher auf diesen Schritt. Eine Verpflichtung ist (noch) nicht vorgesehen. Das kann sich aber erfahrungsgemäß schnell ändern.

Für öffentliche Betriebe und kommunale Unternehmen der Abfallwirtschaft gilt es, E-Rechnungen empfangen zu können. Das Problem: In praktisch jedem Bundesland existieren unterschiedliche Richtlinien, die für die Übermittlung bindend sind. © Foto: Ximantix
Für öffentliche Betriebe und kommunale Unternehmen der Abfallwirtschaft gilt es, E-Rechnungen empfangen zu können. Das Problem: In praktisch jedem Bundesland existieren unterschiedliche Richtlinien, die für die Übermittlung bindend sind.


Eine interessante Möglichkeit wählte zudem Nordrhein-Westfalen. In deren Einzelweg spiegelt sich wohl die berühmte rheinländische Pragmatik wider. Jedem Auftraggeber der öffentlichen Hand ist es dort nämlich freigestellt, die Auftragnehmer zur Abgabe einer E-Rechnung zu verpflichten. Für öffentliche Betriebe und kommunale Unternehmen der Abfallwirtschaft gilt es also, E-Rechnungen empfangen zu können. Das Problem: In praktisch jedem Bundesland existieren nun unterschiedliche Richtlinien, die für die Übermittlung bindend sind, denn:
• Den Bundesländern war es freigestellt, die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen durch die Verwaltung auf den oberschwelligen Bereich zu beschränken oder auf den unterschwelligen Bereich auszuweiten.
• Kleinere Rechnungen, etwa aus Direktaufträgen, sind ebenfalls häufig von der Pflicht der E-Rechnungsannahme ausgenommen – allerdings auch nicht überall.
Aus diesem Grund haben sich die meisten der Bundesländer für die Variante „unter- und oberschwellig, aber mit Ausnahmen“ entschieden, wie auch ein Blick auf die E-Rechnungs-Landkarte zeigt. Somit kann – bis auf wenige Ausnahmen – jeder einem kommunalen Abfallbetrieb, aber auch Wasserversorger, Bauhof oder ÖPNV-Betrieb, eine E-Rechnung übermitteln. Das E-Dokument muss dann angenommen und digital verarbeitet werden.
Für den E-Rechnungseingang haben sich die meisten Landesregierungen dazu entschlossen, den Rechnungsstellern eine zentrale Lösung anzubieten. Über die jeweiligen Landes-Portale können die elektronischen Rechnungen nicht nur übermittelt, sondern auch zielgenau verteilt werden. In den Bundesländern Mecklenburg-Vorpommern, Berlin, Brandenburg, Sachsen und Thüringen macht das technisch die „onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform“ möglich. Die sogenannte OZG-RE ist dabei im Grunde baugleich zum Portal der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) – welches vielen spätestens ab dem 27. November 2020 vertraut sein wird.
Bundesländer wie Baden-Württemberg, das Saarland, Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg und Bremen setzen dagegen auf jeweils eigene Portallösungen; in Schleswig-Holstein ist diese sogar noch immer im Aufbau.
Während die Portale also keineswegs ähnlich sind, gibt es von den Übertragungswegen bessere Nachrichten: Die digitalisierten Rechnungen können in der Regel über Webupload, E-Mail, DE-Mail und PEPPOL zur Abwicklung eingereicht werden.
Es sind lediglich Bayern und Hessen, die hier einen Sonderweg verfolgen. So haben sich beide Bundesländer gegen einen zentralisierten Eingang der E-Rechnungen entschieden. Statt eines Portals favorisiert man hier dezentrale E-Mail-Postfächer als Empfangsoption. Der Rechnungssteller kann seine E-Rechnung stattdessen direkt beim Empfänger einreichen.

Für den E-Rechnungseingang haben sich die meisten Landesregierungen dazu entschlossen, den Rechnungsstellern eine zentrale Lösung anzubieten. Über die jeweiligen Landes-Portale können die elektronischen Rechnungen nicht nur übermittelt, sondern auch zielgenau verteilt werden. © Foto: Ximantix
Für den E-Rechnungseingang haben sich die meisten Landesregierungen dazu entschlossen, den Rechnungsstellern eine zentrale Lösung anzubieten. Über die jeweiligen Landes-Portale können die elektronischen Rechnungen nicht nur übermittelt, sondern auch zielgenau verteilt werden.


Kein Chaos, da eine einheitliche Lösung gefunden wurde, besteht im Übrigen bei der Frage nach den zulässigen Standards für die E-Rechnung. Die Antwort ist schnell gegeben: Obwohl von fast allen Bundesländern die XRechnung bevorzugt wird, sind alle Standards, die den europäischen Normvorgaben entsprechen, vollkommen legitim. Also auch der gerade in Deutschland bereits recht weitverbreitete ZUGFeRD 2.0-Standard im Profil EN 16931.
Die Folgen des XRechnungs-Regelungschaos sind damit klar: Vor allem Rechnungssteller, die mit vielen öffentlichen Auftraggebern in Kontakt stehen, drohen durch die Vielzahl der Unterschiede, der verschiedenen Bemessungsgrenzen und Portallösungen, den Überblick zu verlieren. Im Falle der Abfallwirtschaft ist das wohl eher die Regel – nicht die Ausnahme.

www.ximantix.de

Reinhard Wild, Ximantix Software GmbH


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